Autónomos obligados a la gestión electrónica. Guía para cumplir la normativa

Certificado digital, notificaciones telemáticas, sistema red, autónomos obligados... Esta son muchas de las cuestiones que has escuchado y se está tratando antes de la llegada del 1 de octubre y por eso estás aquí, con ganas de aclarar toda esta información.

Pues bien, no busques más, en esta guía voy a aclararte cada una de las cuestiones y no solo eso, también una guía de requisitos y todos los pasos que debes antes y durante y después del día 1 de octubre, fecha señalada por el Orden Ministerial ESS/214/2018, de 1 de marzo, te lo cuento en este artículo.

¿Qué son las notificaciones telemáticas de la Seguridad Social?

Para ordenar mejor las ideas, nada como definir el concepto básico de qué son las notificaciones telemáticas. Pues bien, las notificaciones telemáticas no dejan de ser un método de entrega de notificaciones certificadas, si lo miramos en el entorno físico, sería lo mismo que cuando se recibe una carta certificada que solo pueden dártelo si firmas el acuse.

Las notificaciones telemáticas (NOTESS), llevan ya en funcionamiento varios años, la diferencia es que ahora, existe una normativa que obliga que las gestiones deberán ser, a partir del 1 de octubre, por vías electrónicas en donde se adhiere este servicio.

Requisitos para realizar gestiones electrónicas en Seguridad Social

Ahora que ya sabemos lo anterior, lo siguiente es disponer de los requisitos para poder utilizar el servicio, y son los siguientes

• Disponer de certificado digital o Usuario + contraseña (Clave permanente)

Te indico solo este requisito porque es requerimiento básico para poder utilizar los servicios electrónicos, por tanto, si no dispones de un certificado digital o Usuario + contraseña, ya estás tardando en gestionarlo.

Si ya dispones de este requisito principal, ya podemos avanzar al siguiente punto referente a los pasos que deben realizar los sujetos obligados (autónomos), para cumplir con la normativa a partir del 1 de octubre.

Pasos para cumplir con la Orden Ministerial ESS/214/2018, de 1 de marzo

A continuación, te indicaré los pasos a seguir para que cumplas esta normativa.

Paso 1: Actualizar datos de contacto

Lo primero que deberás hacer es comprobar que tus datos de contacto (teléfono y correo electrónico) estén informados correctamente, ya que es uno de los requerimientos que pide la TGSS. Para comprobar esto, deberás seguir la siguiente ruta.

Sede Electrónica Seguridad Social >> Ciudadanos >> Afiliación e Inscripción >> Comunicación de teléfono y correo electrónico

Puedes acceder con certificado digital, usuario + contraseña que, como te he mencionado anteriormente, siempre será recomendable porque en los siguientes pasos solo permitirá acceder por estos dos métodos. Una vez que entres, verás la siguiente pantalla.

Si aparecen ya tus datos, solo deberás asegurarte que el apartado Datos para servicios electrónicos esté cumplimentado también. Si lo encuentras vacío, tendrás que mecanizar tus datos.

Paso 2. Suscripción Voluntaria

El siguiente paso es ir al apartado de servicios de suscripción voluntaria e informar los siguientes supuestos.

• No obligados a red
• Obligados a red

Mas adelante te comento que significa cada uno de ellos, ahora toca indicarte la ruta a seguir.

Sede Electrónica >> Notificaciones Telemáticas >> Servicios de Suscripción Voluntaria.

Cuando entres con uno de los métodos disponibles, verás la siguiente pantalla que bien deberás centrarte en los dos puntos señalados.

1. Regímenes Seguridad Social no obligados a RED: Serán aquellos autónomos que no dispongan de trabajadores a su cargo
2. Regímenes Seguridad Social obligados a RED: Deberán seleccionar aquellos autónomos que dispongan de trabajadores a su cargo

En el siguiente ejemplo, se ha decidido seleccionar ambas opciones, que al dar a seleccionar y aceptar, te saldrá la siguiente pantalla.

Al dar a firmar y a enviar, te saltará la ventana emergente de PROSA.

La verdad que podría parar aquí, pero quiero matar otro pájaro de un tiro y explicarte como terminar el proceso cuando sale la ventana emergente de prosa y solo ves que la pantalla se queda colgado.
Lo primero que debes hacer es fijarte en la parte izquierda de tu navegador y podrás ver que se ha descargado un archivo.
Cuando termine de descargarse, tendrás que dar doble click y abrir dicho fichero y te saltará la siguiente ventana.
Al ejecutar, te saldrá la siguiente ventana

Al dar a la opción de Almacén de Microsoft Windows / Tarjetas Inteligentes, automáticamente te saldrá el o los certificados disponibles que deberás elegir uno de ellos. Al finalizar, y si todo ha salido correctamente, te saldrá la siguiente página.

Como puedes ver, aparecerá ambas opciones, así como la fecha y la hora realizada. Como aviso, se indica que la comunicación tendrá efectos a las 0:00h del día siguiente.

Algunas dudas planteadas

¿Me quitarán la tarifa plana por no cumplir con la normativa?

No, la normativa indica que existen la obligatoriedad de gestión telemática, es decir, no se atenderá ninguna comunicación vía formulario o presentación física. Por tanto, no hay una multa ni sanción posible, más bien no se podrá comunicar con la Seguridad Social.

Soy gestor y ya he asignado a mis clientes a mi autorizado. ¿Es suficiente?

No es suficiente, es verdad que el autorizado red puede realizar varias gestiones para autónomos dentro del Sistema RED, pero ya sea a modo personal u otras opciones, que solo el autónomo podrá gestionar con su certificado digital propio. Ejemplo. Solicitud de devolución de ingresos indebidos, cambio de teléfono, correo, etc.

Test obligados a la gestiones electrónicas autónomos

En el siguiente test, quiero que te pongas a prueba de lo que has aprendido, son pocas preguntas que puede ayudar a potenciar más de lo que has aprendido hoy

En conclusión

Como puedes ver, en ningún momento te he mencionado la necesidad de estar inscrito en Sistema RED ni que bastaría con estar asignado a un autorizado red, por que no es así. Independientemente de que el autónomo esté asignado, este deberá disponer de un certificado digital para las gestiones electrónicas.

Para confirmar una asignación a un autorizado red, el autónomo necesitará de un certificado digital, este es uno de los tantos ejemplos que se pueden dar en donde se demuestra que para el trabajador por cuenta ajena será necesario que disponga de certificado digital o bien Usuario + contraseña

Con esto lo que se pretende es que en un futuro, todas las comunicaciones, trámites o peticiones a las administraciones se realicen telemáticamente, con el fin de agilizar los procedimientos y evitar las colas interminables en las administraciones.