Los beneficios de usar un gestor documental para cumplir la Ley de Prevención de Riesgos Laborales

El cumplimiento de la Ley de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas requiere de la aplicación de todo tipo cambios en la forma en la que se gestionan los recursos humanos, tanto a nivel práctico como en la gestión de la documentación. La coordinación de actividades empresariales resulta de vital importancia para evitar descuidos que pongan en riesgo el cumplimiento de la prevención de riesgos laborales en las empresas.

A día de hoy son muchos los sistemas que prometen ayudar a las empresas a cumplir con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, pero lo cierto es que pocos resultan realmente útiles para este cometido. Quizá el software de gestión documental que resulta más interesante es el ofrecido por el Gestor documental en PRL VITRAdoc, una empresa que ayuda a sus clientes a crear el concepto de oficina sin papel con una gestión eficaz de los documentos y los archivos relacionados con la prevención de riesgos laborales.

¿Cuáles son los beneficios que aporta un software de estas características?

El principal beneficio que aporta el software de gestión documental de VITRAdoc y que lo diferencia del resto de gestores documentales es que está específicamente diseñado para la prevención de riesgos laborales. Además de crear un sistema de almacenaje como el resto de gestores, el software de VITRAdoc cuenta con un sistema de archivos automático además de un sistema de avisos de las caducidades, lo que sin duda facilita el día a día en el cumplimiento de la legislación.

Además de estos beneficios, el software de gestión documental de VITRAdoc cuenta con otros muchos beneficios, entre los que destacan la comprobación automática de documentos para evitar duplicidades, la posibilidad de buscar archivos y documentos por los títulos con un sistema de filtrado bastante potente y la ordenación lógica de los archivos a medida que se van incorporando al sistema para facilitar la gestión.

También es muy importante que todo este proceso se produce sin necesidad de descargar ningún programa, ya que se puede usar a través de una interfaz muy sencilla que evita la descarga de programas pesados en los ordenadores de las empresas.

Principales funciones del software

Además de los beneficios que hemos citado, el software de gestión documental de VITRAdoc cuenta con otras funciones que les permite diferenciarse de la competencia y que contribuye a afianzar su posición de liderazgo en el sector. Algunas de estas funciones son las que se muestran a continuación:

Gestión de usuarios

Si por algo se caracteriza este software es por permitir su uso a diferentes usuarios de la misma empresa para que toda la gestión del cumplimiento de la legislación en materia de riesgos laborales no recaiga sobre una única persona. Además existen diferentes niveles de permiso para asignar a cada usuario en función de las tareas que tenga que llevar a cabo, por lo que la personalización del software es total.

Seguridad en el uso

El uso y almacenamiento de archivos en el software es algo completamente seguro, ya que se almacenan en el servidor con una copia diaria con el extra de una redundancia de alimentación. Además los usuarios autorizados por la empresa pueden tener acceso los 365 días del año y las 24 horas del día para usar el software con total libertad.

Cumplimiento de la ley de PRL en su totalidad

El software de VITRAdoc resulta de gran utilidad para ayudar a las empresas con el cumplimiento de la ley de PRL. Esto se produce gracias a que las actividades se coordinan para que la documentación esté siempre al día y en regla, en gran medida gracias a su sistema de avisos automáticos que avisa a través de correo electrónico de la caducidad de los archivos guardados. De esta manera tan solo hay que esperar a recibir el aviso evitando tener que revisar la caducidad de forma manual.

Tampoco debemos olvidar que tan solo es necesario tener una conexión a Internet y un ordenador o dispositivo móvil para poder acceder al gestor documental introduciendo el usuario y la contraseña. Con ello se facilita su uso incluso a través de smartphones y en cualquier lugar con una conexión a Internet, algo de gran utilidad para aquellos empleados con viajes continuos o con opción temporal de teletrabajo.

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