La digitalización del papel marca la nueva necesidad de las empresas

La documentación es una parte fundamental en nuestras vidas. Puede parecer que no, pero a lo largo de nuestra trayectoria firmamos tantos documentos que al final los acabamos olvidando. Desde el contrato de servicios de un teléfono móvil con una operadora hasta el alquiler de una vivienda, la compra de un automóvil o la contratación de cualquier profesional. Todo eso tiene algún documento de por medio e, incluso, alguna que otra firma.

Todo eso, además, nos hace mirar al papel como ese pilar fundamental, pero lo cierto es que ya está empezando a dejar paso a nuevos medios. La opción digital está empezando a asentarse, sobre todo por el cambio de paradigma en general que ha supuesto la llegada del coronavirus. Las empresas y las personas buscan opciones menos peligrosas, que impliquen menos contacto y que faciliten la elaboración de trámites en remoto. Y ahí es donde entra en juego esta opción.

Del contrato en papel al contrato en digital, la otra revolución

La documentación digital cada vez está más presente. Ahora, que los ordenadores y los teléfonos móviles nos dan más opciones que nunca gracias, entre otras cosas, también a internet, tanto empresas como particulares lo tienen más fácil para llevar sus trámites a través de medios digitales. Formularios online, documentos disponibles en procesadores de texto o los más que conocidos PDF son solo algunas de las propuestas que priman actualmente en estos entornos.

Ahora bien, también hay que añadir que existen opciones mucho más profesionales y que, por supuesto, detrás de todo esto hay un proceso de transformación importante para ambas partes. La digitalización, ciertamente, es algo por lo que ya estamos pasando todos, y el que más o menos lo tiene más que asumido desde el momento en el que empezó a usar su flamante smartphone.

Pero, para las empresas es algo más complicado. Implica cambiar muchos procesos, pasar por tareas de mantenimiento y otras muchas labores que requieren tiempo y, sobre todo, la labor de los profesionales. Dentro de ese maremágnum se encuentran, precisamente, los nuevos tipos de documentos en formato digital, incluso esos contratos digitales que ahora se ofrecen en ficheros en lugar de en papel. Dar el salto a ellos puede no ser sencillo, pero ya hay equipos especializados en la materia.

Buscando a profesionales para abrazar lo digital y abandonar el papel

El abandono del papel o de los métodos tradicionales de impresión, es algo que requiere su tiempo y, sobre todo, la ayuda de expertos. En ese sentido, cabe destacar que ya hay equipos totalmente especializados en la materia. Como caso destacable tenemos a Artyplan, un equipo especializado en los Servicios de impresión y digitalización, que se encarga de ayudar a cualquier negocio que necesite asesoramiento y la implantación de un nuevo plan en materia de documentación.

Estos equipos ofrecen propuestas tales como un completo análisis de las necesidades de impresión reales de una empresa, la reducción del número de impresoras locales en el negocio a través de la instalación de sistemas interconectados o incluso la entrega de documentos impresos siguiendo las necesidades de cada cliente. Su labor se centra no solo en el dominio y el trabajo con el papel, sino también en el trabajo con lo digital.

Y es que, si seguimos con esta firma, también ofrecen labores de digitalización y gestión de documentos. Ese es uno de los puntos más importantes en esta época de transición que vivimos hacia lo digital, máxime cuando se están intentando agilizar procesos online a raíz del coronavirus. Estas compañías se encargan de ofrecer servicios BPO para mejorar el rendimiento de la organización, mejorar la calidad y optimizar el uso de recursos; como también ofrecen otras soluciones orientadas a la digitalización de certificados y firmas electrónicas.

Una labor de lo más importante, ya que ayuda a los negocios a tener soluciones digitales de calidad y bien adaptadas a los tiempos y necesidades modernas. Así, esa transición es mucho más suave y se lleva a cabo en menor tiempo. Es una propuesta que agiliza y que, a su vez, sirve para agilizar el funcionamiento de cualquier compañía. Porque sí, todas las compañías trabajan con documentación y todas ellas, tarde o temprano, tendrán que evolucionar en esta dirección.

El camino más seguro

Tras lo sucedido con la COVID-19, tanto particulares como empresas buscan los medios más seguros para todos y cada uno de sus procesos. Los contratos online en lugar de en papel son un ejemplo clarísimo de ello, y uno que demuestra lo importante que es subcontratar a terceros para evitar problemas. Afortunadamente, ya hay expertos en la materia ofreciendo toda clase de asesoramiento y soluciones especializadas. La mejor forma de avanzar y de protegernos a todos, además de permitir a las empresas funcionar con todavía más eficiente. La tecnología siempre está a nuestro servicio.

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