Firmar documentos digitalmente para ahorrar tiempo

En el ámbito de la gestoría y la asesoría, la firma de documentos es un paso obligado para casi cualquier gestión, ahora es posible ahorrar tiempo realizándolo todo digitalmente.

En este artículo quiero hablarte sobre una solución para firmar documentos y no es otra que mediante una plataforma online en donde tanto el cliente como el asesor podrán subir documentos para ser firmados por ambas partes. Sigue las siguientes líneas para enterarte sobre el firmado de documentos online.

¿Qué es la firma de documentos online?

Se trata de un procedimiento llevado a cabo en una plataforma segura en donde el asesor o gestor puede subir documentos e invitar a sus clientes a que realicen el firmado, por tanto, hablamos de un gestor de envíos de documentos para firmar.

Plataforma de firmar documentos digitalmente

Una de las plataformas que ofrecen este servicio es firmadocumentos.es, que ofrece niveles de seguridad adecuados para el tratamiento de documentos privados cumpliendo la normativa de la Unión Europea Nº910/2014 sobre firmas electrónicas y digitales.

Su funcionamiento es semejante al uso de un gestor de correo electrónico, se recibe el mensaje, en este caso el documento, con detalles del emisor, la hora de entrega y el estado del documento (Si ha sido firmado, caducado o está pendiente), el código del documento y el proceso de envío y recepción controlando datos como la ip, la fecha y la plataforma en donde se ha abierto. Aquí puedes ver un ejemplo.

Para finalizar, también se dispone de un certificado de firmadocumentos para autenticar la autenticidad de los documentos firmados.

Por decirlo de alguna manera, es semejante a lo que ya lleva implantado Adobe reader con la opción de firmar documentos con firma digital empresa o firma digital persona física. Pero la diferencia con respecto a una plataforma basa en la nube es que estos documentos no son a primera instancia accesibles a ambas partes

Ventajas de firmar digitalmente los documentos

Quizás la ventaja más próxima podría ser el ahorro de tiempo de lidiar con reuniones, citas o quedadas para recoger las lúbricas de los clientes en cada momento, pero existen muchas más.

• Ahorro de tiempo: los documentos se subirán en una plataforma online en donde puede acceder el gestor y el cliente para firmarlos.
• Cuidado con el medio ambiente: El uso de entornos digitales favorece la sostenibilidad con el medio ambiente a no ser necesario documentación impresa ni tinta.
• Movilidad total: Al estar todo en un entorno basado en la nube, el cliente y el gestor pueden acceder desde cualquier parte a cualquier hora, eso sí, necesitará conexión a internet. Disponible aplicación para Android y para IOS
• Seguridad: La plataforma cuenta con medidas estrictas de seguridad para la gestión de documentos privados
• Aumento de la productividad: Al ahorrar tiempo y dinero en las gestiones de firmado manuales, con la plataforma de firmado digital se envía y se notifica al cliente y solo debes esperar y despreocuparte mientras haces otras gestiones
• Sencillez: Al funcionar como un gestor de correo electrónico, el funcionamiento es fácil de explicar para cualquier cliente.

En conclusión

En un entorno cada vez más digitalizado conviene siempre explotar al máximo las nuevas tecnologías que favorecen al crecimiento mediante el aumento de la productividad y la seguridad de las gestiones, la firma de documentos online es el siguiente paso para seguir enfocado en al digitalización y en el ofrecimiento de un valor añadido más para el cliente.