4 Tips de productividad para gestorías

La gestión de un despacho puede ser de lo más caótica o bien puede aprovecharse herramientas disponibles actualmente para mejorar el flujo de trabajo, tanto a nivel interno como en las relaciones con los clientes.

Existen muchas técnicas que pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo, algunas como disponer de un sistema adecuado de gestión documental, contar con una herramienta que programa correo masivo, la gestión de proyectos, entre otras, vamos a repasar cada uno de ellos.

Tips productividad despachos

Gestión documental

Es importante disponer de personal o formación de la gestión documental para elaborar un plan de gestión de los documentos de la gestoría. En dicho plan se han de resolver diferentes cuestiones como la fase de la gestión documental, las herramientas de digitalización, seguridad y control de los documentos.

Existen herramientas que permiten la gestión documental en todas las áreas de trabajo desde una opción más básica como Google Drive o bien opciones más amplias y potentes como Microsoft SharePoint.

Herramientas de automatización de email marketing

El correo sigue siendo uno de los canales más utilizados, y más en los despachos en la relación con sus clientes, es por ello que, para seguir mejorando la comunicación, es siempre conveniente mantenerlos informados, esto puede ser viable mediante la integración de tu CRM, ERP o gestor de nóminas con sistemas de gestión de emails masivos. En algunos casos, los programas de nóminas vienen con esta funcionalidad y resulta de gran utilidad.

Aplicación del método GTD (Getting Things Done)

Las tecnológicas apoyan el uso de este método y cada vez más son otros sectores e industrias que lo están aplicando en los trabajadores. Su funcionamiento es sencillo, el objetivo es el desarrollo de todas las tareas y subtareas junto con el tiempo requerido para determinar las prioridades en base con la información obtenida.

Según el método GTD, se han de seguir los siguientes procedimientos que nos permitirán almacenar, seguir y revisar la información de las diferentes tareas:

  • Recopilación en el sistema de archivos de todas las tareas que planteen los agentes.
  • Procesamiento de los datos en la que se decide eliminar, delegar, realizar o posponer.
  • Organización de los elementos que se dividirá en acciones, tareas pendientes, proyectos planteamientos futuros.
  • Realizar las tareas que, una vez contextualizadas, es posible determinar su prioridad.
  • El sistema se ha de revisar periódicamente para mantener el control y el orden de los procesos.

El éxito de esta metodología, aplicada a los despachos, dependerá de la colaboración de los agentes y de herramientas digitales, así como el control de los mismos.

Project Management

Un poco por la línea de lo anterior, hoy en día existen técnicas aplicadas en el entorno tecnológico que pueden aprovecharse considerablemente en otras industrias que implementan y se apoyan en un flujo de trabajo basado en proyectos y enfocados a objetivos.

Teniendo clara las tareas de cada departamento y de cada miembro de la plantilla, es posible ejecutar técnicas de gestión de proyectos como Kanban en tareas del despacho que, de una manera u otra, son procesos que se realizan siguiendo unas fases, como son la presentación de seguros sociales y modelos fiscales.

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1 comentario en “4 Tips de productividad para gestorías”

  1. Para dar de baja un trabajador por un erte de suspensión temporal, en la seguridad social a través del sistema red, entiendo que se tendría que hacer una movimiento de afiliación de baja con la clave de baja 17 (suspensión del contrato autorizada por un ere), o dado el caso hay que poner alguna clave especial.
    En cuanto al SEPE, con el certificado de empresa, hay suficiente, o por el contrario tenemos que hacer alguna comunicación adicional.

    Muchas Gracias,

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