Sistemas de gestión de documentos y archivos para el gestor documental


Los sistemas de gestión documental son sistemas de gestión que sirven para almacenar, administrar y controlar todos los documentos de una organización. El sistema de gestión documental se adapta a cada empresa de forma específica y casi siempre se apoya en un software de gestión documental que es una ayuda indispensable para organizar la documentación; el objetivo final es organizar toda la documentación en un sólo lugar para que los empleados accedan a ellos de manera rápida y fácil.

La información estructurada dentro de un sistema de gestión documental online representa una disminución de costes; por una parte no requiere grandes espacios para almacenar documentación en papel, se minimizan los errores en el archivo de la documentación y se produce un aumento en la productividad de los empleados por el acceso rápido y certero a la información. Por otra parte muchos procesos manuales relativos a los documentos se hacen automáticos.

A continuación te presentamos las ventajas de instalar un sistema de gestión documental en la empresa:

Principales ventajas de implantar un sistema de gestión documental

Traspaso de toda la documentación en papel al formato digital

La principal ventaja que aporta un sistema de gestión documental centralizado en la nube es contar con todos los documentos en formato digital y que a estos documentos puede acceder cualquier persona autorizada por la empresa. Aunque esto puede ser tedioso de lograr al principio, seguro dará muchos beneficios a medio plazo.

Nomenclatura de archivos optimizada tras la digitalización

El proceso de digitalización es el primero que debe llevarse a cabo y debe realizarse de forma que cada archivo quede ya almacenado de forma que cualquier empleado de la empresa pueda encontrarlo posteriormente con facilidad. Por tanto, el almacenamiento se debe realizar siguiendo una nomenclatura optimizada.

Documentación en una única ubicación

 Al tener todos los documentos digitalizados, estos deben ser almacenados en una única localización, para facilitar el acceso y mantener todos los archivos en un mismo lugar. Generalmente la información de una empresa se crea mediante muchos canales distintos, por lo que es más fácil perder algún archivo. Manteniendo todos los documentos en una misma locación (en la nube), se facilita el acceso y comunicación de los archivos relacionados, optimizando el tiempo de los empleados.

Cada día aumenta el volumen de datos de una empresa y si combinamos esto con una mala gestión documental, hará que las personas interesadas en acceder a los archivos almacenados pierdan cada vez más tiempo buscando los archivos que necesiten. Este tipo de sistemas organizativos bien optimizados hacen que el acceso a la información almacenada sea más rápido y efectivo.

Establecimiento de flujos de trabajo (workflows) para el almacenamiento y edición de archivos

 Algunos programas de gestión documental como el gestor documental R2Docuo presentan una función muy útil, son los flujos de trabajo en forma de diagramas. Esta función permite organizar los procesos de captura, digitalización, archivo y edición mediante rutas de trabajo que deben cumplir ciertos requisitos para poder efectuarse. De este modo, con los flujos de procesos se minimizan los errores sistemáticos que puede producir cualquier persona a la hora de tratar los archivos, ya sea para almacenarlos o editarlos. 

Seguridad para la documentación almacenada

 Es más conveniente mantener documentos con información sensible de manera digital que en papel. Los documentos físicos siempre pueden ser perdidos o destruidos, pero un sistema digital con un alto nivel de seguridad y dependiendo el acceso por el rango jerárquico de los empleados, asegurará que los archivos importantes nunca se pierdan.

Un software de gestión documental seguro debe contar además con copias de seguridad que se realizan de forma regular, para evitar cualquier tipo de pérdida o falla informática. Así las empresas se aseguran de que sus documentos tienen un respaldo seguro.

Compartir archivos en la nube. Colaboración documental

 Mediante este sistema también es fácil compartir documentos, tanto de forma interna en la organización como de forma externa. Esto facilita la comunicación mediante empleados y personas externas a la organización, sin necesidad de adjuntar en una cadena de mails todos los archivos necesarios.

A través de los distintos permisos otorgados, se puede acceder a determinados archivos, para que no todos tengan acceso a cualquier documento. Estos accesos además están regulados internamente por la jerarquía de los empleados, como mencionamos anteriormente.

Otra de las ventajas de este sistema es la facilidad para la colaboración documental, en la que todos los empleados pueden modificar o actualizar los documentos para facilitar el trabajo de los compañeros o marcar nuevos datos También es posible crear comentarios, citas o anotaciones sobre los documentos para coordinar el trabajo, al estilo de lo que ocurre en las redes sociales.

Control de versiones

 Esta colaboración será aprovechada aún más por el control de versiones que establecen los sistemas, ya que garantiza estar trabajando con el documento más reciente y actualizado. A través de este historial de modificaciones, los empleados pueden acceder a la última versión o bien recurrir a las antiguas para ver los cambios realizados.

Instala un sistema de gestión documental en tu empresa

 Una vez analizadas las principales ventajas del sistema de gestión documental, podrías estar pensando que ya es hora de aplicarla a tu empresa y decir adiós a la desorganización de documentos, ya sea los que aún están en papel o los que ya tenemos digitalizados. Antes de ejecutar la implantación del sistema de gestión es necesario tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa, existen muchos programas informáticos que nos pueden ayudar, pero cada uno de ellos tiene unas capacidades y conviene estudiarlos para ver cuál es el que más nos conviene.

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