Sistemas de gestión de documentos y archivos para el gestor documental

15/08/2019

Los sistemas de gestión documental son sistemas degestión que sirven para almacenar, administrar y controlar todos los documentosde una organización. El sistema de gestión documental se adapta a cadaempresa de forma específica y casi siempre se apoya en un software degestión documental que es una ayuda indispensable para organizar ladocumentación; el objetivo final es organizar toda la documentación en un sólolugar para que los empleados accedan a ellos de manera rápida y fácil.

La información estructurada dentro de unsistema de gestión documental online representa una disminución de costes; por una parte no requieregrandes espacios para almacenar documentación en papel, se minimizan loserrores en el archivo de la documentación y se produce un aumento en laproductividad de los empleados por el acceso rápido y certero a la información.Por otra parte muchos procesos manuales relativos a los documentos se hacenautomáticos.

A continuación te presentamos las ventajas de instalar unsistema de gestión documental en la empresa:

Principales ventajas deimplantar un sistema de gestión documental

Traspaso de toda ladocumentación en papel al formato digital

La principal ventaja que aporta un sistemade gestión documental centralizado en la nube es contar con todos los documentos enformato digital y que a estos documentos puede acceder cualquier personaautorizada por la empresa. Aunque esto puede ser tedioso de lograr alprincipio, seguro dará muchos beneficios a medio plazo.

Nomenclatura de archivosoptimizada tras la digitalización

El proceso de digitalización es el primero que debellevarse a cabo y debe realizarse de forma que cada archivo quede ya almacenadode forma que cualquier empleado de la empresa pueda encontrarlo posteriormentecon facilidad. Por tanto, el almacenamiento se debe realizar siguiendo unanomenclatura optimizada.

Documentación en una únicaubicación

 Al tener todos los documentos digitalizados, estosdeben ser almacenados en una única localización, para facilitar elacceso y mantener todos los archivos en un mismo lugar. Generalmente lainformación de una empresa se crea mediante muchos canales distintos, por loque es más fácil perder algún archivo. Manteniendo todos los documentos enuna misma locación (en la nube), se facilita el acceso y comunicación delos archivos relacionados, optimizando el tiempo de los empleados.

Cada día aumenta el volumen de datos de una empresa y sicombinamos esto con una mala gestión documental, hará que las personasinteresadas en acceder a los archivos almacenados pierdan cada vez más tiempobuscando los archivos que necesiten. Este tipo de sistemas organizativos bienoptimizados hacen que el acceso a la información almacenada sea más rápido yefectivo.

Establecimiento de flujos detrabajo (workflows) para el almacenamiento y edición de archivos

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 Algunos programas de gestión documentalcomo el gestor documental R2Docuo presentan una función muyútil, son los flujos de trabajo en forma de diagramas. Esta funciónpermite organizar los procesos de captura, digitalización, archivo y ediciónmediante rutas de trabajo que deben cumplir ciertos requisitos para poderefectuarse. De este modo, con los flujos de procesos se minimizan los erroressistemáticos que puede producir cualquier persona a la hora de tratar losarchivos, ya sea para almacenarlos o editarlos. 

Seguridad para la documentaciónalmacenada

 Es más conveniente mantener documentos coninformación sensible de manera digital que en papel. Los documentos físicossiempre pueden ser perdidos o destruidos, pero un sistema digital con un altonivel de seguridad y dependiendo el acceso por el rango jerárquico de losempleados, asegurará que los archivos importantes nunca se pierdan.

Un software de gestión documental seguro debe contar ademáscon copias de seguridad que se realizan de forma regular, para evitar cualquiertipo de pérdida o falla informática. Así las empresas se aseguran de que susdocumentos tienen un respaldo seguro.

Compartir archivos en la nube.Colaboración documental

 Mediante este sistema también es fácil compartirdocumentos, tanto de forma interna en la organización como de formaexterna. Esto facilita la comunicación mediante empleados y personas externas ala organización, sin necesidad de adjuntar en una cadena de mails todos losarchivos necesarios.

A través de los distintos permisos otorgados, se puedeacceder a determinados archivos, para que no todos tengan acceso a cualquierdocumento. Estos accesos además están regulados internamente por la jerarquíade los empleados, como mencionamos anteriormente.

Otra de las ventajas de este sistema es la facilidad parala colaboración documental, en la que todos los empleados puedenmodificar o actualizar los documentos para facilitar el trabajo de loscompañeros o marcar nuevos datos También es posible crear comentarios, citas oanotaciones sobre los documentos para coordinar el trabajo, al estilo de lo queocurre en las redes sociales.

Control de versiones

 Esta colaboración será aprovechada aún más por el controlde versiones que establecen los sistemas, ya que garantiza estar trabajandocon el documento más reciente y actualizado. A través de este historial demodificaciones, los empleados pueden acceder a la última versión o bienrecurrir a las antiguas para ver los cambios realizados.

Instala un sistema de gestióndocumental en tu empresa

 Una vez analizadas las principales ventajas delsistema de gestión documental, podrías estar pensando que ya es hora deaplicarla a tu empresa y decir adiós a la desorganización de documentos, ya sealos que aún están en papel o los que ya tenemos digitalizados. Antes deejecutar la implantación del sistema de gestión es necesario tener en cuentalas necesidades específicas de la empresa, existen muchos programasinformáticos que nos pueden ayudar, pero cada uno de ellos tiene unascapacidades y conviene estudiarlos para ver cuál es el que más nos conviene.

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